Dobrý den,
hradí-li zaměstnanec cestovní výdaje svojí soukromou platební kartou, je povinen úhradu doložit výpisem svého bankovního účtu. Tuto skutečnost, prosím sdělte spolupracovníkům Vašich pracovišť.

Na vysvětlenou níže přikládám vyjádření metodičky VUT paní Jitky Novotné:

Zasílám Vám výtahy jednotlivých článků naší Směrnice č. 16/2017 o cestovních náhradách zaměstnanců na VUT. Není ve směrnici přesně citováno, že platí-li zaměstnanec své cestovní výdaje soukromou platební kartou, že musí doložit kopii svého bankovního výpisu. Zaměstnanec musí doložit, že platbu učinil, uskutečnil. Hradí-li zaměstnanec hotově, obdrží doklad o hotovostní platbě.  Doklad, který má všechny daňové záležitosti.

Hradí-li zaměstnanec  cestovní výdaje svou soukromou platební kartou, je mu vydán doklad o bezhotovostní platbě v určité výši, ale není  to dostačující daňový doklad pro vyúčtování v CP. Musí doložit ještě daňový doklad a také to, že platba byla skutečně provedena. Doložením se myslí  daňový doklad a výpis svého bankovního účtu, platba kartou, že částka byla opravdu sražena (mohlo by se třeba stát, že vám terminál vydá lístek, že platba proběhla, ale nakonec na účtu nemusí být zůstatek, srážka částky nemusí proběhnout). Zaměstnanec nám nemusí dávat k dispozici všechny jiné platby proběhlé na jeho vlastním  účtu, ne zůstatek svého účtu,  pouze musíme zkontrolovat název bankovního účtu, že je na zaměstnance-cestujícího, částku, den a kam byla částka zaslána, kromě daňového dokladu.

    Haléřové vyrovnání cestovních příkazů probíhá na základě § 189, odst. (3), viz text níže, článek 18,  směrnice 16/2017 . 

SMĚRNICE č. 16/2017 O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH ZAMĚSTNANCŮ VUT

Článek 2 Definice pojmů
5. Cestovní náhrady jsou náhrady výdajů, které vzniknou zaměstnanci na pracovní cestě a s touto pracovní cestou bezprostředně souvisí. Tyto náklady dokladuje zaměstnanec zaměstnavateli originály dokladů, stravné je vypočítáváno z doby strávené na pracovní cestě.
7. Náhrada jízdních výdajů je prokazována doklady za užití dálkové přepravy, hromadné dopravy v místě výkonu pracovní cesty, popř. v případě užití soukromého osobního automobilu je vypočítávána dle stavu tachometru na počátku a konci pracovní cesty.
8. Náhrada výdajů za ubytování je proplácena na základě prokázaných dokladů z ubytovacích zařízení, které jsou za tímto účelem zřízeny.
9. Stravné je propláceno po ukončení cesty. Jeho výše je odvozena od doby trvání pracovní cesty a na tom, zda bylo zaměstnanci zabezpečeno bezplatné stravování v místě výkonu pracovní cesty. Způsob výpočtu stravného včetně základní sazby stravného je stanoven v této směrnici a v příloze k této směrnici, které jsou aktualizovány při změně příslušné právní normy.
10. Náhrada nutných vedlejších výdajů je proplácena na základě předložených dokladů…

Článek 3 Cestovní příkaz
9. Ve všech případech, kdy je účtována náhrada výdajů při pracovní cestě zaměstnance VUT, je nutné odevzdat řádně vyplněný cestovní příkaz včetně vyúčtování a podkladů k tomuto vyúčtování na ekonomické oddělení příslušné součásti.
Článek 14 Společná ustanovení o cestovních náhradách při tuzemských pracovních cestách
4. V případě úhrady nákladů souvisejících s pracovní cestou ze strany zaměstnance před uskutečněním dané pracovní cesty, a to jak v hotovosti, tak prostřednictvím platební karty, budou mu tyto náklady ze strany VUT uhrazeny v případě jejich uznání až při vyúčtování pracovní cesty. Zaměstnanci nejsou při vyúčtování cestovních náhrad hrazeny bankovní poplatky související s použitím soukromých platebních karet.
5. Při pracovní cestě může zaměstnanec použít jako platební prostředek svoji soukromou platební kartu, přičemž bankovní poplatky nejsou považovány za nutné vedlejší výdaje pracovní cesty, a tedy nejsou zaměstnanci hrazeny.

Článek 15 Společná ustanovení o cestovních náhradách při zahraničních pracovních cestách
1. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území ČR. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli ve vyúčtování pracovní cesty nebo doba odletu a příletu letadla z a do ČR při letecké přepravě (do vyúčtování cestovních náhrad se uvedou všechny časy přechodu státních hranic a časy odletu a příletu letadel, a to i v tzv. tranzitních zemích).
2. VUT poskytne zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, a to buď ve měně, ve které je vyhláškou MF ČR stanovena základní sazba stravného pro stát, ve kterém se zaměstnanec bude během pracovní cesty nacházet nejdéle nebo v české měně. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou platné v den vyplacení zálohy. Vyúčtování CP probíhá v kurzu dne vyplacené zálohy.
3. Pravidlo článku 14, bod č. 3), 4) a 5) platí i v případě zahraniční pracovní cesty.
4. Jestliže nebyla zaměstnanci na základě předchozího bodu směrnice poskytnuta záloha, je dnem určení výše kurzu cizí měny pro účely vyúčtování cestovních náhrad první den dané pracovní cesty.
5. Výdaje hrazené soukromou platební kartou musí být přepočítány kurzem ČNB v den poskytnutí zálohy (viz. bod 2 tohoto článku), popř. kurzem prvního dne pracovní cesty.
6. Při pracovní cestě může zaměstnanec použít jako platební prostředek svoji soukromou platební kartu, přičemž bankovní poplatky související s užitím této platební karty nejsou považovány za nutné vedlejší výdaje pracovní cesty a nebudou tedy zaměstnanci hrazeny.
7. Výdaje hrazené soukromou platební kartou musí být přepočítány kurzem ČNB v den poskytnutí zálohy (viz. bod 2 tohoto článku) popř. prvním dnem pracovní cesty (viz. bod 4 tohoto článku).
8. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v české měně. Při vyúčtování pracovní cesty nejsou ze strany VUT přebírány mince v zahraniční měně. Zaměstnanec si příslušné valuty v mincích ponechá a uhradí jejich hodnotu v korunách.
9. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí VUT zaměstnanci v české měně.
10. Při vyúčtování zálohy použije VUT kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy. Směnil-li zaměstnanec v zahraničí poskytnutou měnu na měnu jinou, použije se při vyúčtování zálohy též tento kurz, který zaměstnanec doloží.
11. Česká národní banka zveřejňuje kurz vždy ve 14:15 hod. Platnost kurzu je realizována v den následující po zveřejnění hodnoty. Směnný kurz ČNB se na VUT stahuje do ekonomického informačního systému SAP každý den v 00:15 hod, tím je zajištěno účtování stejným kurzem po celý pracovní den, viz Směrnice kvestora č. 2/2012 o Stanovení kurzů pro přepočet majetku a závazků vyjádřených v cizí měně na VUT.

ČÁST ČTVRTÁ VŠEOBECNÁ A ZÁVĚŘEČNÁ USTANOVENÍ

Článek 18 Všeobecná ustanovení
4. Stravné se zaokrouhluje na celé koruny, a to matematicky (do 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru).
5. Sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru.
6. Část nevyúčtované zálohy, kterou vrací zaměstnanec zaměstnavateli v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.
 
S pozdravem
Miroslava Vítková